ビル管理サービスのDXで安全・品質の強化と業務効率化を図り、
建物資産価値の維持向上を実現

不動産
大成有楽不動産株式会社

「人がいきいきとする環境を創造する」ためのビル管理サービスの変革

大成有楽不動産株式会社（https://www.taisei-yuraku.co.jp/）は、大成建設グループのノウハウと技術力を礎に、不動産の価値を「つくる」不動産事業と、「まもる」施設管理事業の2つの事業を通じて、「人がいきいきとする環境を創造する」というグループ理念の実現に向け、快適なオフィスと住まいの環境を提供し続けている企業です。不動産事業では、住宅やオフィスビルの開発・リノベーション、不動産仲介事業やプロパティマネジメント事業まで多種多様な事業を展開しています。施設管理事業では、ビル管理事業、マンション管理事業、リニューアル事業を展開し、オフィスビル・マンション・病院・スタジアム・公共施設など多様な施設を維持管理しています。2つの事業を磨き続けることで、お客さまのライフステージや建物のライフサイクルの全過程において最適なソリューションをワンストップで提供していることが同社の強みです。

昨今、新規建築着工数は減少している一方で建築物の長寿命化が進んでおり、既存の建物ストックは増加し続けています。建築物の資産価値を維持向上させるために、同社の施設管理事業へのニーズや重要性は急増しており、技術やサービスへの要求は多様化し高度化の一途をたどっています。また、ビル管理業界では人手不足や高齢化により、効率化と安全性向上が深刻な課題となっています。同社としてもたゆまぬ変革を続けてきた中で、建築物の状況に合わせた最適な安全対策や品質対策を、人によらず仕組みにより効率的に支援する必要性が増しています。

そこで同社の施設管理・ビル管理事業における業務変革チームは、ビル管理サービスのDXで安全・品質の強化と業務効率化を図り、建物資産価値の維持向上を実現するための変革活動を開始しました。

安全・品質に関わるビル管理技術をAIで仕組み化し、デジタル活用

現在の日本は建物ストック型社会へと転換期を迎えており、リニューアルやリノベーションでの企画・設計・施工や建物維持管理の効率化などに関する需要が増加しています。同社のビル管理事業は、建物保守業務の効率化を図るためのロボット活用、独自の建物情報管理システムの開発、建物点検アプリの導入など、お客さまへの提供価値の向上に向けた取り組みをいち早く進めています。

今回、同社業務変革チームは、ビル管理業務の基盤となる安全管理や品質管理の業務に着目しました。同業務では、危険予知や安全指示の精度が熟練エンジニアの意志や暗黙知に依存しており、対策のバラつきや類似災害再発のリスクとなっています。また、それらの実績情報は社内に存在するものの、情報が散在している、検索性が悪いなどの課題があり、組織が培った知恵として有効活用できていません。さらに、紙帳票を中心とした情報伝達や承認が主の業務環境でもあるため、それらの作成・管理・保管に関する非効率も相まって、コアとなる現地・現物確認や安全確認の時間が圧迫される、という負の連鎖にもつながっています。

これらの状況に対し、人や組織に蓄積された暗黙知にデジタル技術やAIを融合することで技術資産化し、ダイナミックに活用できるプラットフォームを構築することは、有効な対策の1つになり得ます。

そこで同社業務変革チームは、コアとなる自然言語処理AIソリューションとして「SpectA KY-Tool^※1」を採用し、社内に蓄積された膨大な過去の安全・品質管理に関わるデータや関連情報を学習させていきました。SpectA KY-Toolにより、作業予定内容に対して関連度が高い危険要因と対策の選定を、熟練エンジニアの暗黙知や経験によらず、AIによるデータドリブンで効率的に実施できるようになりました。ユーザーが現場の予定作業内容を入力するだけで、特化型AIが情報抽出を支援し、関連度の高い順に「労働災害・品質トラブル事例」と「予想される危険・安全指示・品質対策」を表示します。AIが推奨する情報は、起こり得るリスクと対処方法を要約し、イラストや写真等をわかりやすく提示することで、一人ひとりの安全・品質管理意識を向上しながら対策行動を促します。

このように、過去の知見を最大限に活用し「判断」を支援する特化型AIにより、安全・品質面のリスクと対策予測の精度と効率を向上させ、類似トラブルの再発防止を支援する仕組みを構築していきました。

ビル管理サービスの品質を向上する、安全・品質強化と業務効率化の変革

ユースケース紹介1．「安全指示準備」（前日）における活用

• 従来の課題：
  ・作業員に具体的な危険ポイントや対策を伝えるため、社内外の危険予知トレーニングシート等の参考事例を、前日に都度準備することに時間がかかっていた（当日の作業に類するKY参考事例の探索に15分以上）
  ・上記実施に関わる証跡を紙帳票にて運用しており、作成や承認に手間がかかっていた
• 実現した姿：
  ・社内に蓄積した「事件・事故事例集」と、厚生労働省「職場のあんぜんサイト」の災害事例集を活用し、AIリコメンドにより最適な題材を簡単に準備できる（当日の作業に類するよりピンポイントな参考事例の探索に数分程度）
  ・SpectA KY-Tool上のデジタル帳票（危険予知活動表）を運用することで、手間なく帳票を作成できる
• 活用イメージ1：「危険予知の題材準備」
  

  Fig.2 当日の工事や作業に関連度が高いリスクや対策をAIがリコメンドし、人の判断を支援

• 活用イメージ2：「デジタル帳票（危険予知活動）への事前記入」
  

  Fig.3 当日の作業の基本情報と題材を入力（予測変換・口頭入力）するだけで、デジタル帳票により手間なく作成

• 現場の声：
  

  「以前の私たちの現場では、前日に班長が、危険予知活動表に当日（翌日）の作業に対するリスクを検討し、記載していました。その内容に合わせて、インターネット上で危険予知トレーニングシート等の参考題材を探して都度紙に印刷し、当日のKY活動に向けて事前準備をしていました。それら題材探しにおいては、個人の経験差によるバラつきもあり、適切な情報が見つからず、また、それに時間をかけられない状況でした。
  現在はSpectA KY-Tool上のデジタル帳票で作業内容や天候を記入、その内容に応じたリスクを自動抽出し、事前に記入するだけの業務に変わりました。SpectA KY-Toolに社内のデータや公開情報が登録されているので、作業内容などのキーワードを入力するだけで、当日の作業に関する危険予知参考事例をピンポイントで楽に探すことができるようになりました。 また、デジタル帳票となった危険予知活動表に災害事例を紐づけて登録しているので、事前に準備した危険予知活動表をもとに、当日はSpectA KY-Toolを開けばすぐにKY活動を実施することができます」横浜支店　田口様、三浦様

ユースケース紹介2．「KY活動」（当日）における活用

• 従来の課題：
  ・口頭で作業員に危険ポイントや対策を伝えるが、明確にイメージできず作業員が自分ごと化できない
  ・危険予知管理表ほか紙帳票へのKY実施内容の記入や確認、承認に時間がかかる
  ・紙帳票で日々記録した管理に手間がかかる（印刷物の保管場所が必要、情報の探索が困難）
• 実現した姿：
  ・当日の作業に即した災害事例のイラストを多用し、一目でわかりやすく危険因子と対策を喚起できる。危機管理を自分ごと化しイメージしやすく、自発的な対策につなげやすい
  ・デジタル帳票化し、タブレットやPC上で効率的に入力・編集・承認・管理できる
• 活用イメージ1：「KY活動における当日の作業内容・リスク・対策・事例の確認」
  事例概要からリスク・対策を自ら考えさせる
  

  Fig.4 作業当日のKY活動の様子。事前に準備した事例をもとに、タブレットやPC上で効果的に認識合わせや承認、データ管理ができる

• 現場の声：
  

  「以前のKY活動は、紙ベースの危険予知活動表に内容を記入しながら、メンバーと確認をしていました。その際は1枚の帳票紙面を複数人の作業者が覗き込みながらKY活動をせざるを得ない状況で、班長が事前準備した内容が小さくて見えづらく、具体的な内容が把握しづらい状況でした。その結果、口頭での説明のみとなってしまい、参加者にとっては作業内容や具体的なリスク、対策がイメージしづらいKY活動となっていました。
  SpectA KY-Toolの導入後は、システム上のデジタル帳票機能を活用して、各参加者が手元のPCやタブレットなどの端末を活用して、班長が事前に記入した危険予知活動表の内容 (作業内容・リスク・対策・事例) の要点を拡大表示しながら認識合わせができるようになりました。また、SpectA KY-Toolで表示される事前に準備した指示内容や事例にはイラストや写真があり、一目で要点がわかりやすいシンプルな見せ方となっており、リスクや対策に対し具体的なイメージがしやすくなっています。お互いの円滑なコミュニケーションも促され、個々人が自分ごととして危険感受性が高まりやすいKY活動へとつながっています」横浜支店　田口様、三浦様

• 活用イメージ2：「KY活動後の記録管理」
  

  Fig.5 作業当日のKY活動の様子。活動後の記録・署名・承認・情報保管など、管理工数を大幅に低減

• 現場の声：
  

  「以前は、KY活動後に担当者が、発言内容や決定事項を紙帳票に記入し、記録・承認・保管していました。その際は、帳票紙面に『発言内容の記入』や『記録した用紙をキングファイルにとじて書庫へ保管』するなどの作業や管理コストがかかっていました。また過去の記録を遡り、必要な情報を必要な時に探し出すにも、ひと苦労する状況でした。
  SpectA KY-Toolの導入後は、PCやタブレットで『発言内容をキーボード記入・音声入力』や『デジタル上で簡単に署名、承認、保存』でき、管理の手間が減りました。効率化で時間的にできた余裕をもとに、『事例イメージの絵を活用した深い議論で危険感受性を高める活動』がプラスで実施できるようになりました。SpectA KY-Toolの導入前後を比較すると、同等の時間でKY活動が効率化されたと同時に、質も向上した、と実感しています」横浜支店　田口様、三浦様

ユースケース紹介3．「ビル管理優良事例（組織のノウハウ）」の共有によるサービス品質の向上

• 従来の課題：
  ・各現場の施設運用・サービス提供・企画提案などに関するノウハウが管理物件ごとに個別最適化されて蓄積されており、それらの管理ノウハウが支店ごとやエンジニアごとに暗黙知化されている
  ・各支店間の情報共有会は年に数回程度であり、ノウハウが一部の人にしか共有できておらず、お客さまの満足度の最大化に向けた情報活用に改善代がある
• 実現した姿：
  ・管理案件ごとのビル管理優良事例内に記載された業務ノウハウを、SpectA KY-Toolでジャストインタイムにリコメンドしながら有効活用することで、管理品質の向上やサービスの平準化につなげる
  ・さらなるお客さまの満足度向上と建物資産価値の維持向上を実現する
• 活用イメージ：「現場横断的な優良取り組み・ノウハウに関する資料共有」
  

  Fig.6 ビル管理優良事例内に記載された案件ごとの業務ノウハウを共有し、管理品質の向上やサービスの平準化につなげる

• 変革リーダーの声：
  

  「各現場における優良取り組みに関して、従来は年に数回行われる事例報告会に留まっています。事例の共有はその場限りになってしまうケースも少なくなく、一部の人にしか活用できていません。社内のポータルサイトに過去の優良事例を掲載していますが、繁忙な業務の合間で都度ポータルサイトを開いて探す発想にはなりにくいのが現状です。今後は、SpectA KY-Toolに過去の優良事例を登録し、手軽にノウハウを共有できるようにします。SpectA KY-Toolのトップページではユーザーに関連性の高い優良事例がリコメンドされるので、日々の業務の中でお客さま満足につながるノウハウを自然と目にする機会が増えます。また当然、関心がある優良事例に絞り込み検索することも可能なので、必要な情報をピンポイントで探すこともできます。ユーザーが業務の中で自然にノウハウを学び、各現場の安全・品質・企画提案などの創意工夫に活かしていくことで、お客さま接点でのサービスレベル向上につながる攻めの仕組みにもしていきます」本店 ビル管理部 子安様

ビル管理の全案件で実践適用し、ボトムアップで管理レベルを向上

同社は2023年末から、SpectA KY-Toolを活用した本変革活動を開始しました。ビル管理本部の全案件の担当者に向けた仕組みの普及促進説明会を皮切りとし、約半年足らずで日常業務での実践活用を定着させています。現在、物件・設備ごとの管理や点検、メンテナンスの頻度に合わせ、日々の業務で実践活用中です。事務局から全支店の管理物件担当者に向けた説明会では、明確な運用ルールや使用頻度の目標を伝え、現場からの運用改善要望にも積極的に対応しながら、現場と変革推進チームが一体となり安全・品質管理の向上に向けた活動を推進しています。

同社の数多くの現場がその想いに呼応し、業務変革と仕組みの活用を進めています。その中でも特に、札幌支店の柴田様と唐澤様は、他現場よりもいち早くSpectA KY-Toolの活用法の定義と現場運用を先導してきました。自現場向けに「SpectA KY-Tool活用のメリット」や「運用マニュアル」をまとめて展開するだけではなく、その内容や事例を全支店の他現場の担当者が参加する定例会議で積極的に共有しています。全国の各現場の担当者も同取り組みに感化され、仕組みの活用を推進することでボトムアップでの安全・品質強化や効率化、サービスレベル向上への変革につながっています。

• 現場の声：率先した現場導入の理由
  

  「私たち現場の変革推進メンバーは、本部が提供してくれたさまざまなデジタルツールの積極的な導入を推進しています。最初は当然、ツールの使用方法などに不慣れなためやりにくさは感じますが、いずれ慣れてしまえば現場で活用しやすいものです。デジタルツールを導入しておけば、効率的に管理していく仕組みを事前に整え、繁忙期の臨時作業等でも現地・現物確認やKY活動などの本質的な活動に力を入れられるようになります。
  SpectA KY-Toolは、過去の帳票をデジタル上で記録・管理でき、かつ過去の災害事例などの情報をデジタル帳票上で検索してすぐに活用できます。『KY活動表の記録や管理』と『事例の検索』の時間が削減され、KY活動では本質的な『危険感受性や意識向上』に時間を割けるようになります。KY活動では『事例の絵』を見せることで具体的なイメージを伝えられるので、作業者の『危険の理解のしやすさと深さ』も格段に上がりました。毎日のKY活動で使用する災害事例はネタが尽きがちですが、業界の違う他社事例を見せ『自分たちの現場に置き換えて同様の事故が起きないか』を考えさせることもでき、マンネリ化を防止できます。
  例）
  ・他社事例：首に巻いていたマフラーが、機械に巻き込まれる
  ・自現場に置き換えた場合：首にかけているネックホルダーが、機械に巻き込まれる
  またSpectA KY-Tool上では、『天候情報に応じた事例の検索』や『当日の天候情報の詳細（3時間ごとの天気、風速等）』も表示されます。過去に活用した事例を紹介する際に、『天候』で気を付けるポイントを付け加え、毎日違った視点でKY活動を実践することができます。
  私たち現場のエンジニアは、経験年数や担当物件により、経験が少ない作業では危険ポイントや対策を出し切れない場合もあります。SpectA KY-Toolは、毎日の業務の中で『経験外の知識拡充のサポート』をしてくれるので、大きな負担がなく日々の安全・品質管理ができています。デジタル帳票上で、いつでもどこでも現場がどのような活動をしているかを把握でき、帳票でコメントや承認もできるため効率化にもつながり助かっています」札幌支店　柴田様、唐澤様